Sami Malallah's Blog

مقابلة الموظفين المباشرين الاسبوعية

المقابلة الاسبوعية ضرورية لمتابعة العمل ومناقشة التحديات. المقابلة تنقسم الي اربع اقسام:

١- الامور الشخصية

٢- التحديات التي تواجه الموظف

٣- متابعة المسؤول و المهام الجديدة

٤- تدوين صياغة نقاط العمل من الاجتماع علي شكل أهداف ذكية.

هناك الكثير من المواضيع التي يمكن مناقشتها مع الموظف أثناء المقابلة الاسبوعية. وهذا الفيديو يذكر بعض منها.

تحديد وترتيب الاولويات

تحديد وترتيب الاولويات في الحياة الخاصة او في العمل. يتم اختيار الاولويات حسب الاهمية والاستعجال في تنفيذ الاعمال. الفيديو يقدم تطبيق عملي لترتيب الاولويات علي الهواتف الذكية.

الاهداف الذكية

الهدف الذكي يجب ان يكون ذو صلة باهدافك الشخصية التي تتمني تحقيقها وهذا الهدف يكون محدد بوقت لبداية العمل به ووقت انجازة بالكامل حتي لا يصبح وقت تحقيق الهدف مطاطاكثر من الازم. الحكمة السائدة تقول: ما يمكن قياسة، يمكن تحقيقة. لذلك يجب ان يضع الشخص مقياس لمعرفة مقدار التطورف في انجاز الهدف وهل تم انجازة بالكامل. لايمكن اصابة هدف اذا لم يكن هذا الهدف واضح ومحدد مهما كان الرامي دقيق وماهر في اصابة الاهداف. قال القدماء “ان اردت أن تطاع فطلب المستطاع” لا يمكن اختيار هدف لا يستطيع الشخص تحقيقة حتي لو انشغل به طول الوقت. اذاً الهدف الذكي يجب ان يتميز بالنقاط التالية:

• • ذو صلة: ذو صلة بالاهداف الشخصية
  • وقت: محدد بوقت لبداية العمل به ووقت انجازة بالكامل.
  • قياس: يمكن قياس تدرجة بالانجاز فيه.
  • محدد: محدد بوصف واضح يميزة.
  • ممكن: ممكن انجازه.

ويمكن اختصار النقاط السابقة ب “ذو قمم” وذلك باختيار اول حرف من كل كلمة توصف الشروط الازمة في الهدف الممتاز.

كثير من الناس يقضون حياتهم بالانجراف من مهمة إلى أخرى، أو التسرع في القيام بالمزيد من العمل في عدة مهام وفي الواقع لا ينجزون الا القليل بسبب قلة التركيز. تحديد الأهداف الذكية تعني أنه يمكن توضيح أفكار الشخص، وتركيز جهوده باستخدم مثمر ومثالي لوقته لزيادة فرصة تحقيق ما يريد الشخص تحقيقة في الحياة.

انواع الموظفين وطرق التعامل معهم

فكر قبل ان تطلب الاجتماع القادم

يستهلك الكثير من المدراء اوقاتهم في الاجتماعات وفي الحقيقة ان اكثر الاجتماعات مطلوبة للتواصل والوصول الي قرارات مهمة. والاجتماعت تكون مثمرة اذا تم ادارتها بطريق احترافية. ولكن يبقي السؤال المهم: هل هناك حاجة للجتماع؟ هل يمكن القيام بالمطلوب بالاجتماع بدون دعوة للاجتماع؟

قبل الدعوة للاجتماع يجب علي المدير ان يسأل نفسة:

هل فكرت مليأً بالموضوع؟ اذا كان الجواب بلا فمن الافضل بجدولة وقت للتفكير الاستراتيجي في الموضوع واستنتاج الاجابات او الاعمال التي يجب اتخاذها.

هل هناك حاجة لمعلومات خارجية غير متوفرة لدي المدير؟ البحث في بنك المعلومات او عن طريق الانترنت قد يوفر المعلومات المطلوبة. آذا تعثر ذلك، يستطيع المدير طلب المعلومات مباشرة من الشخص المختص بدون الحاجة للاجتماع.

هل هناك حاجة للمحادثة الشخصية؟ يمكن التواصل عن طريق البريد الالكتروني او احد وسائل التواصل الاجتماعي المتوفرة لدي الجميع لأجراء المحادة المطلوبة.

هل تحتاج الي محادثة وجها لوجة مع شخص اخر؟ يمكن استعمال منصات الاتصال المرئي مثل سكايب وفيستايم لمحادثة الشخص او الاشخاص المراد الاجتماع معة بدون حضورهم شخصياً لموقع الاجتماع.

اذا لم تغني الخطوات السابقة عن الدعوة للاجتماع فلابد من الاجتماع مع الاشخاص المعنيين بالاجتماع.

الطرق المثلي لتنفيذ اجتماع ناجح

النقاط الرئيسية لتنفيذ اجتماع ناجح:

1- الالتزام بالوقت: الوصول قبل الوقت المحدد والاستعداد للمناقشة الهادفة.

2- الحضور ذهنيا: الانصات للمشاركين واحترامهم وعدم الانشغال بغير فعاليات الاجتماع.

3- ساهم في تحقيق اهداف الاجتماع: المشاركة البناءه في المناقشة واقتراح الحلول عند الاعتراض.

4- التحلي بالصبر: اعطاء الفرصة للآخرين للمشاركة والمناقشة واحترام الرأي الآخر.

5- ناقش كل بند علي حده:  ناقش خلال الوقت المحدد لكل بند وتجنب ترديد ما تم الانتهاء منه.

6- التفكير قبل التحدث: تجنب المصطلحات والاختصارات. اعترض باحترافية بدون تسفيه.

7- تحدى الموضوع المطروح: اعترض علي الافكار وليس الاشخاص. النقاش البناء مطلوب للوصول الي حل.

8- تحديد نقاط العمل: توكيل كل عمل لشخص محدد.

9- تدوين محضر الاجتماع: توزيع محضر الاجتماع للمهتمين وتعيين مسؤول لكل نقطة عمل.

كيفية تحضير جدول الاعمال للاجتماع

جدول الاعمال يعتبر الركيزة الرئيسية للاجتماع. يجب تحضير جدول الاعمال وارسالة للمدعوين بوقت كافي لكي يستعدوا للاجتماع.

يتضمن جدول الاعمال تاريخ الاجتماع والمكان المخصص للاجتماع مع تحديد وقت بداية الاجتماع ووقت الانتهاء منه حتي يتسني للمشاركين تنظيم اوقاتهم بما يتناسب مع وقت الاجتماع. يذكر في الجدول اسماء المدعوين وبنود الاجتماع. يحدد لكل بند من الاجتماع شخص مسؤول عن البند مع تحديد الوقت المناسب لمناقشته.

كيف تطلب الموافقة لمشروعك

خمس خطوات للحصول علي الموافقة لمشروعك:

١- وضح الحاجة للمشروع.

٢- بين لماذا الآن واعطي صفة الاستعجال للمشروع.

٣- عدد الفوائد والنتائج للمشروع. متي سيتم تسديد القروض او متي سوف يسجل المشروع الارباح

٤- ارسم الخط الزمني للمشروع مع بعض التفاصيل.

٥- اطلب الموارد الازمة مثل التمويل والقوة العامل والمواد الاولية.

اذا لم يتم الموافقة علي مشروعك بعد اتباع هذه الخطوات فاعلم انهم اختاروا مشروع اكثر اهمية او ربح من ما قدمت لهم.

خدمة العملاء: البشاشة والتبسم

الايجابية والودية في التعامل مع العملاء يلعبان دورا رئيسيا في ضمان رضي العميل بعد شعوره أن كل شيء تم بالطريقة التي تشير بأنه قيم ومهم للشركة. وهذا التعامل قد يؤثر على مقدار ما ينفقه العميل في العملية الواحدة ويحدد ما اذا كان العميل سوف يعود إلى التعامل مه الشركة مره اخري وربما معه عملاء جدد. لذلك تخلق الابتسامة عالم مختلف للعميل وتغير شعورة بالطريقة التي تم الاستجابة لمتطلباته خلال فترة تعامله مع الشركة سواء بالشراء او الاستفهام.

الابتسامة تجعل الموظف يبدوا اكثر ترحيبا بالعميل وتعتبر الابتسامة آداة فعالة للمحافظة علي العميل واسعاده خلال فترات التعامل. عند دخول العميل لمحل ورؤية موظفين احدهم متبسم والاخر عابس وكأنه خسر مرتبة كله في نفس اليوم، فأن العميل سوف يتجه للموظف المتبسم للاستفهام وقضاء احتياجاته في المحل. حتى لو كان الموظف لا يشعر بالسعاده فان خبراء لغة الجسد يعتقدون بان التبسم يطلق هرمون الاندورفين الذي يجعل الشخص يشعر بالسعادة. لذلك فمن الافضل بذل الجهد لوضع ابتسامة على وجه الموظف حتي ولو لم يريد ذلك. من الضروري لموظفي خدمة العملاء استغلال يومهم بطريقة معقولة تسمح له الحصول على أقصى استفادة من أنفسهم. المحافضة علي النشاط طول اليوم صعب في كثير من الأحيان، ولكن بتطوير روتين يومي للتعامل مع الأحداث الصعبة، يمكن للشخص ايجاد وسيلة للتعامل مع المصاعب اليومية.