تحديد وترتيب الاولويات

تحديد وترتيب الاولويات في الحياة الخاصة او في العمل. يتم اختيار الاولويات حسب الاهمية والاستعجال في تنفيذ الاعمال. الفيديو يقدم تطبيق عملي لترتيب الاولويات علي الهواتف الذكية.

الاهداف الذكية

الهدف الذكي يجب ان يكون ذو صلة باهدافك الشخصية التي تتمني تحقيقها وهذا الهدف يكون محدد بوقت لبداية العمل به ووقت انجازة بالكامل حتي لا يصبح وقت تحقيق الهدف مطاطاكثر من الازم. الحكمة السائدة تقول: ما يمكن قياسة، يمكن تحقيقة. لذلك يجب ان يضع الشخص مقياس لمعرفة مقدار التطورف في انجاز الهدف وهل تم انجازة بالكامل. لايمكن اصابة هدف اذا لم يكن هذا الهدف واضح ومحدد مهما كان الرامي دقيق وماهر في اصابة الاهداف. قال القدماءان اردت أن تطاع فطلب المستطاعلا يمكن اختيار هدف لا يستطيع الشخص تحقيقة حتي لو انشغل به طول الوقت. اذاً الهدف الذكي يجب ان يتميز بالنقاط التالية:

    • ذو صلة: ذو صلة بالاهداف الشخصية
    • وقت: محدد بوقت لبداية العمل به ووقت انجازة بالكامل.
    • قياس: يمكن قياس تدرجة بالانجاز فيه.
    • محدد: محدد بوصف واضح يميزة.
    • ممكن: ممكن انجازه.

ويمكن اختصار النقاط السابقة بذو قمموذلك باختيار اول حرف من كل كلمة توصف الشروط الازمة في الهدف الممتاز.

كثير من الناس يقضون حياتهم بالانجراف من مهمة إلى أخرى، أو التسرع في القيام بالمزيد من العمل في عدة مهام وفي الواقع لا ينجزون الا القليل بسبب قلة التركيز. تحديد الأهداف الذكية تعني أنه يمكن توضيح أفكار الشخص، وتركيز جهوده باستخدم مثمر ومثالي لوقته لزيادة فرصة تحقيق ما يريد الشخص تحقيقة في الحياة.

انواع الموظفين وطرق التعامل معهم

فكر قبل ان تطلب الاجتماع القادم

يستهلك الكثير من المدراء اوقاتهم في الاجتماعات وفي الحقيقة ان اكثر الاجتماعات مطلوبة للتواصل والوصول الي قرارات مهمة. والاجتماعت تكون مثمرة اذا تم ادارتها بطريق احترافية. ولكن يبقي السؤال المهم: هل هناك حاجة للجتماع؟ هل يمكن القيام بالمطلوب بالاجتماع بدون دعوة للاجتماع؟

قبل الدعوة للاجتماع يجب علي المدير ان يسأل نفسة:

هل فكرت مليأً بالموضوع؟ اذا كان الجواب بلا فمن الافضل بجدولة وقت للتفكير الاستراتيجي في الموضوع واستنتاج الاجابات او الاعمال التي يجب اتخاذها.

هل هناك حاجة لمعلومات خارجية غير متوفرة لدي المدير؟ البحث في بنك المعلومات او عن طريق الانترنت قد يوفر المعلومات المطلوبة. آذا تعثر ذلك، يستطيع المدير طلب المعلومات مباشرة من الشخص المختص بدون الحاجة للاجتماع.

هل هناك حاجة للمحادثة الشخصية؟ يمكن التواصل عن طريق البريد الالكتروني او احد وسائل التواصل الاجتماعي المتوفرة لدي الجميع لأجراء المحادة المطلوبة.

هل تحتاج الي محادثة وجها لوجة مع شخص اخر؟ يمكن استعمال منصات الاتصال المرئي مثل سكايب وفيستايم لمحادثة الشخص او الاشخاص المراد الاجتماع معة بدون حضورهم شخصياً لموقع الاجتماع.

اذا لم تغني الخطوات السابقة عن الدعوة للاجتماع فلابد من الاجتماع مع الاشخاص المعنيين بالاجتماع.

الطرق المثلي لتنفيذ اجتماع ناجح

النقاط الرئيسية لتنفيذ اجتماع ناجح:

1- الالتزام بالوقت: الوصول قبل الوقت المحدد والاستعداد للمناقشة الهادفة.

2- الحضور ذهنيا: الانصات للمشاركين واحترامهم وعدم الانشغال بغير فعاليات الاجتماع.

3- ساهم في تحقيق اهداف الاجتماع: المشاركة البناءه في المناقشة واقتراح الحلول عند الاعتراض.

4- التحلي بالصبر: اعطاء الفرصة للآخرين للمشاركة والمناقشة واحترام الرأي الآخر.

5- ناقش كل بند علي حده:  ناقش خلال الوقت المحدد لكل بند وتجنب ترديد ما تم الانتهاء منه.

6- التفكير قبل التحدث: تجنب المصطلحات والاختصارات. اعترض باحترافية بدون تسفيه.

7- تحدى الموضوع المطروح: اعترض علي الافكار وليس الاشخاص. النقاش البناء مطلوب للوصول الي حل.

8- تحديد نقاط العمل: توكيل كل عمل لشخص محدد.

9- تدوين محضر الاجتماع: توزيع محضر الاجتماع للمهتمين وتعيين مسؤول لكل نقطة عمل.

كيفية تحضير جدول الاعمال للاجتماع

جدول الاعمال يعتبر الركيزة الرئيسية للاجتماع. يجب تحضير جدول الاعمال وارسالة للمدعوين بوقت كافي لكي يستعدوا للاجتماع.

يتضمن جدول الاعمال تاريخ الاجتماع والمكان المخصص للاجتماع مع تحديد وقت بداية الاجتماع ووقت الانتهاء منه حتي يتسني للمشاركين تنظيم اوقاتهم بما يتناسب مع وقت الاجتماع. يذكر في الجدول اسماء المدعوين وبنود الاجتماع. يحدد لكل بند من الاجتماع شخص مسؤول عن البند مع تحديد الوقت المناسب لمناقشته.

كيف تطلب الموافقة لمشروعك

خمس خطوات للحصول علي الموافقة لمشروعك:

١- وضح الحاجة للمشروع.

٢- بين لماذا الآن واعطي صفة الاستعجال للمشروع.

٣- عدد الفوائد والنتائج للمشروع. متي سيتم تسديد القروض او متي سوف يسجل المشروع الارباح

٤- ارسم الخط الزمني للمشروع مع بعض التفاصيل.

٥- اطلب الموارد الازمة مثل التمويل والقوة العامل والمواد الاولية.

اذا لم يتم الموافقة علي مشروعك بعد اتباع هذه الخطوات فاعلم انهم اختاروا مشروع اكثر اهمية او ربح من ما قدمت لهم.

 

خدمة العملاء: البشاشة والتبسم

الايجابية والودية في التعامل مع العملاء يلعبان دورا رئيسيا في ضمان رضي العميل بعد شعوره أن كل شيء تم بالطريقة التي تشير بأنه قيم ومهم للشركة. وهذا التعامل قد يؤثر على مقدار ما ينفقه العميل في العملية الواحدة ويحدد ما اذا كان العميل سوف يعود إلى التعامل مه الشركة مره اخري وربما معه عملاء جدد. لذلك تخلق الابتسامة عالم مختلف للعميل وتغير شعورة بالطريقة التي تم الاستجابة لمتطلباته خلال فترة تعامله مع الشركة سواء بالشراء او الاستفهام.

الابتسامة تجعل الموظف يبدوا اكثر ترحيبا بالعميل وتعتبر الابتسامة آداة فعالة للمحافظة علي العميل واسعاده خلال فترات التعامل. عند دخول العميل لمحل ورؤية موظفين احدهم متبسم والاخر عابس وكأنه خسر مرتبة كله في نفس اليوم، فأن العميل سوف يتجه للموظف المتبسم للاستفهام وقضاء احتياجاته في المحل. حتى لو كان الموظف لا يشعر بالسعاده فان خبراء لغة الجسد يعتقدون بان التبسم يطلق هرمون الاندورفين الذي يجعل الشخص يشعر بالسعادة. لذلك فمن الافضل بذل الجهد لوضع ابتسامة على وجه الموظف حتي ولو لم يريد ذلك. من الضروري لموظفي خدمة العملاء استغلال يومهم بطريقة معقولة تسمح له الحصول على أقصى استفادة من أنفسهم. المحافضة علي النشاط طول اليوم صعب في كثير من الأحيان، ولكن بتطوير روتين يومي للتعامل مع الأحداث الصعبة، يمكن للشخص ايجاد وسيلة للتعامل مع المصاعب اليومية.

خدمة العملاء : الاهتمام بالمظهر

قد يتم تعريف خدمة العملاء بشكل مختلف قليلا من شخص الي آخر، ولكن يمكن الاتفاق على شيء واحد: لتوفير خدمة العملاء متميزة يحتاج الشخص طاقة وحماس في التعامل مع العملاء. خدمة العملاء المتميزة تبدأ بسلوك متميز من مقدم الخدمة.

يجب أن تكون الشركة على علم بآراء عملاءها. قد لا تكون هذه الآراء هي نفس آراء الموظفين الذين يعملون داخل الشركة، ولكن عندما يتعلق الأمر بضمان نجاح الشركة فان آراء العملاء تبقي مهمة. في الواقع أن مقولة أن “العميل دائما على حق” تنطبق في هذا الوضع. معظم العملاء يرغبون بالمجاملة واللطف حين التعامل معهم من اشخاص بذلوا جهدا في الظهور بمظهر لطيف.

حتى لو لم يتم تنفيذ البيع او الخدمة وجها لوجه فإنه المظهر يبق مهما. “المظهر” ليس مجرد مصطلح ينطبق على المظهر المادي، بل يشير أيضا إلى كيفية ظهور الأشياء حتي وان كان العميل يتعامل مع الموظفين على الهاتف أو عن طريق البريد الإلكتروني. في كثير من الأحيان في الشركات التي لا تواجه العملاء مباشرة، كالعمل في مراكز الاتصال، يمكن قبول لباس عادي مثل ارتداء الجينز والقميص. اللباس العادي مقبول طالما أداء الموظفي يبقي مصقولا وفي حدود المهنية.

المشترك المشاكس

يأمل كل مدرب ان يتم دورتة كما خطط لها وتمرن عليها عدة مرات حتي وصل الي مرحلة التشبع من حيث اختيار فكرة جاذة للجمهور وتدعيمها بحقائق ومعلومات مثيرة ومفيدة لجذب انتباه المشتركين اثناء التقديم. يحرص معظم المدربين علي اختيار شرائح عرض مناسبة للموضوع لتتكامل مع اسلوب المدرب في تقديم وتوصيل الاهداف الرئيسية للدورة. ويطعم المدربين دوراتهم بمعلومات نادرة او مثيرة لجذب انتباه المشتركين، وعادة تكون هذه المعلومات من مصادر معروفة وموثقة.

احاول تقديم الافضل في جميع دوراتي لجذب انتباه المشتركين. ومن افضل طرق قياس نجاح الدورة يكون بانتباه المشتركين لما يدور في الدورة وعدم انشغالهم في الامور الاخري. اغلب المدربين يشتكي من انشغال المشاركين بهواتفهم الذكية اما بالتواصل في مواقع التواصل الاجتماعي او بالرد علي البريد الاكتروني او تحديد وقت ومكان التجمع لمشاهدة مباراة كرة القدم لمساء ذلك اليوم. اما السيدات من المشتركين في الدورة فيغلب انشغالهم بتدبير امور عوائلهم واعطاء الارشادات والاوامر لمدبرات المنزل علي امل ان يتم تنفيذ نصفها او ربعها بالطريقة التي تتخيلها سيدة المنزل.

في كل دورة يتميز احد المشاركين باعطاء معلومات ليبين للمشاركين والمدرب مدي معرفته بمحاور الدورة. ويتميز مشارك اخر بالقاء الطرائف والقصص الضريفة او الغير ضريفة في بعض الاحيان لتغيير الجو العام للدورة. وهناك دائما مشارك لايعلم لماذا شارك في الدورة وايضا لا يريد للاخرين ان يستثمرون وقتهم في الاستفادة من الدورة. يمكن التعامل بسهولة مع هذه الاصناف من المشاركين ولكن في بعض الاوقات يحضر الدورة مشارك مشاكس يجمع في شخصيته جميع الصفات السلبية التي تم ذكرها سابقا ويكون التعامل معه تحدي آخر للمدرب مضاف الي تحدي تنفيذ الدورة بالطريقة التي تم التخطيط لها.

في احد الدورات صادفت المشترك المشاكس الذي يجمع المواصفات السلبية التي تم ذكرناها سابقا وتفوق في تنفيذها علي جميع من سبق من تعامالت معهم من المشتركين. قام هذا المشارك الذي سوف نسمية احمد لنخفي شخصيته منعا للاحراج بجميع الاعمال التي لا يتمنها المدرب في دورته. ابتدأ احمد بالجلوس في اقرب كرسي للمدرب والتزم بالهدوء ما عدي الترحيب بالمدرب والمشتركين الذين حوله. بدأت برنامج الدورة بالترحيب بالحضور والشروع باحد طرق كسر الجمود مع المشتركين. قام احمد بسرد احد الاحداث التي مر بها في حياة المهنية، وبين اخطاء الاخرين الذين تسببوا باحراجة وكيف انه كان يتميز بالعقلانية والصبر اثناء التعامل معهم. كانت قصة احمد مشوقة لحدٍ ما ولكن لم تمت لموضوع الدورة بصلة. لم يعلق المشتركين علي قصة احمد ولكني شكرته علي مشاركته القيمة. سارع احمد بالسؤال عن صحة تصرفه مع الشخصيات التي بالقصة فاجبتة بحسن تصرفة وحكمتة في التعامل مع الاخرين.

بعد فقرة كسر الجمود بدأت بمقدمة البرنامج وبيان ما سوف تتضمنة الدورة من معلومات ومهارات. في هذه الاثناء ابتدأ احمد بالحديث مع الشخص الجالس بجنبة الذي تبين لاحقا بانه زميلة بالعمل. الحديث كان بصوت منخفض نسبياً ولكن كان مصدر ازعاج لي كمدرب في الدورة لسببين. اولًا، الحديث الجانبي يعتبر عدم اهتمام لما يقدمه المدرب من معلومات مالم يكون الحديث الجانبي مناقشة قيمة لما قدمه المدرب من مهارات وحقائق. ثانيا، الحديث الجانبي يلهي المشتركين عن الانصات لما يدور في الدورة فيضطرون للطلب من المدرب اعادة ما تم شرحة من قبل.

لجلب انتباه احمد ومنعه من الهاء الاخرين اقتربت منه اثناء تحدثي الي باقي المشتركين. وبهذه الطريقة اصبح صوتي اعلي من همسات او كلمات احمد لزميلة فتوقف عن الحديث. وايضا شعر احمد بالحرج لعدم انتباهه لما يدور في الدورة. نجح هذا التكنيك في ايقاف احمد عن الكلام. ولكن يجب علي المدرب استخدام المساحة المتاحه له والتحرك من جهة الي اخري حتي يضفي الحيوية والنشاط لما يقوله ويشد انتباه الاخرين باستخدام لغة الجسد. عاود احمد حديثة بعد ابتعادي عنه فتعمدت الالتفات في اتجاهة عندما ابتعد عنة حتي يشعر بان اتحدث الية شخصياً علما باني كنت اوجه حديثي للجميع.

نجح التكنيك السابق باحتواح احمد والتقليل من احاديثه الجانبية. ولكنه لم يستطيع توقيف نفسة عن التحدث مع زميلة بين الفتره والاخري. عمدت الي مقاطعة احمد بسؤاله عما يدوره بينهم من  حديث فاعتذر عن عدم الانتباه والانشغال بالحديث الجانبي. بعد عشرة دقائق تحدث احمد مع زميلة واطال الحديث فسئلته عن موضوع النقاش فاسترسل بشرح وجهة نظرة عن الفكره المطروحة في الدورة والتي تم شرحها اثناء انشغالة بالحديث مع زميلة. شكرته علي السؤال وبينت ان الفكرة تم شرحها اثناء التهائة بالحديث الجانبي ولكني اعدت شرحها للجميع مره اخري حتي يستفيد احمد والاخرين. بينت بعد الشرح ان اذا اي مشترك لدية اي استفهام او مشاركة فعالة في الدورة فعليه توجية السؤال الي مباشرة. اما اذا كان الحديث الجانبي في موضوع آخر فيفضل تأجيل الحديث عنه حتي الاستراحة القادمة.

شعرت بان احمد يمتلك فائض من طاقة وان علية ان يخرجها بالكلام. عندما شعر احمد بعدم قدرته علي الحديث مع زميلة الذي بجانبة، والذي يبدو لي انه كان يستميع بالحديث معه، توجه احمد بالقاء الأسئلة لي وللمشاركين بالدورة. اغلب اسئلة احمد كانت تلامس اطراف محاور الدورة وبعضها لم تكن ذات علاقة بموضوع الدورة بتاتا. كانت بعض الاسئلة موجة لي كمدرب للاجابة عليها، اما بعض الاسئلة كانت موجة للمشاركين للمشاركة بالنقاش. باقي الاسئلة كانت مجرد شكاوي عامه عن الوضع في العمل او معلومة مغلفة بشكل سؤال.

علي المدرب التعامل مع جميع الاسئلة المطروحة في الدورة لان تجاهل الاسئلة يعتبر ضعف في قدرات ومعلومات المدرب بالاضافة الي شعور السائل بعدم الاهتمام او عدم الاحترام في بعض الحالات. كنت اجيب بحرفية علي الاسئلة المتعلقة ببرنامج الدورة واوجه الاسئلة الاخري الي المشتركين حتي يتفاعلون مع برنامج الدورة ويشاركون في تقديم اقتراحاتهم وخبراتهم للآخرين. كنت اجيب علي الاسئلة الموضوعية بمعلومات جديدة لم استطيع اضافتها الي منهج الدورة. اعدت صياغة بعض الاسئلة الغريبة التي سئلها احمد للمحافضة علي الموضوعية في النقاش. فعندما يلقي احمد سؤال الي المشتركين ويكون هذا السؤال يخدم موضوع النقاش او موضوع الدورة ابادر سريعا بالقول: “سؤال ممتاز ولو يسمح لي احمد باعادة صياغتة الي “…..”. بهذه الطريق استطعت السيطرة علي اتجاة النقاش واحتواء طاقات احمد المتدفقة بدون تحكم وايضا اثرت موضوع نقاش مهم لموضوع الدورة.

استمر احمد بالاسئلة والاحاديث الجانبية حتي اقتربت منه وهمست له بالتوقف عن الحديث الجانبي الذي يلهيه ويلهي الاخرين عن موضوع الدورة. لم يتفاجأ احمد ولم يشعر بالحرج ولكنه توقف لفتره طويل عن التحدث مع زميلة واكتفي بمشاركتة وتفاعلة مع المشتركين وطرح الاسئلة الموضوعية والغير موضوعية. انتهج احمد اسلوب جديد لتفريق طاقاته بالتعليق علي المعلومات التي انقلها الي المشتركين. فتارة يصحح المعلومات! وتاره يشكك بمصداقية مصدر المعلومة التي تسند الفكرة المقدمة للمشتركين. اذا لم يجد احمد ما يعلق عليه فيكتفي بالموافقة علي كلامي وكانه يحمل اختام الموسوعة البريطانية.

مدة الدورة كان خمس ساعات ولكنها مرت وكانها خمس اسابيع بسبب الجهد المبذول للسيطرة علي مداخلات احمد بدون التاثير علي القيمة المقدمة للمشتركين في الدورة. وبعد الدورة اخذت بالتفكير:

  • هل سمحت لأحمد بالتمادي في الحديث الجانبي ام ان تصرفة كان طبيعي كاي مشارك بالدورة؟
  • هل كان يجب علي الطلب من احمد التخفيف من الاسئلة حتي يتيح الفرص للاخرين للمشاركة في السؤال؟
  • هل اعادة صياغة السؤال حق من حقوق المدرب للمحافضة علي موضوعية الدورة ام يعتبر تقليل من شأن السائل؟
  • هل الهمس بالقرب من احمد للتوقف عن الحديث الجانبي يعتبر احراج له امام المشاركين الآخرين؟
  • هل هناك طريقة اخري افضل للتعامل مع احمد وامثاله؟
%d bloggers like this: