فكر قبل ان تطلب الاجتماع القادم

يستهلك الكثير من المدراء اوقاتهم في الاجتماعات وفي الحقيقة ان اكثر الاجتماعات مطلوبة للتواصل والوصول الي قرارات مهمة. والاجتماعت تكون مثمرة اذا تم ادارتها بطريق احترافية. ولكن يبقي السؤال المهم: هل هناك حاجة للجتماع؟ هل يمكن القيام بالمطلوب بالاجتماع بدون دعوة للاجتماع؟

قبل الدعوة للاجتماع يجب علي المدير ان يسأل نفسة:

هل فكرت مليأً بالموضوع؟ اذا كان الجواب بلا فمن الافضل بجدولة وقت للتفكير الاستراتيجي في الموضوع واستنتاج الاجابات او الاعمال التي يجب اتخاذها.

هل هناك حاجة لمعلومات خارجية غير متوفرة لدي المدير؟ البحث في بنك المعلومات او عن طريق الانترنت قد يوفر المعلومات المطلوبة. آذا تعثر ذلك، يستطيع المدير طلب المعلومات مباشرة من الشخص المختص بدون الحاجة للاجتماع.

هل هناك حاجة للمحادثة الشخصية؟ يمكن التواصل عن طريق البريد الالكتروني او احد وسائل التواصل الاجتماعي المتوفرة لدي الجميع لأجراء المحادة المطلوبة.

هل تحتاج الي محادثة وجها لوجة مع شخص اخر؟ يمكن استعمال منصات الاتصال المرئي مثل سكايب وفيستايم لمحادثة الشخص او الاشخاص المراد الاجتماع معة بدون حضورهم شخصياً لموقع الاجتماع.

اذا لم تغني الخطوات السابقة عن الدعوة للاجتماع فلابد من الاجتماع مع الاشخاص المعنيين بالاجتماع.